Курсы валют
на 23.11.2017Курс доллара США
Курс евро
Биржевой курс доллара США
Биржевой курс евро

Все валюты

Сегодня четверг, 23.11.2017: публикаций: 4100
Новости. Опубликовано 27.10.2017 08:18  Просмотров всего: 3221; сегодня: 6.

Единая БД с документооборотом для каждой организации:«КС-Консалтинг» внедрила «Дело» в ТД Спасатель

Единая БД с  документооборотом для каждой организации:«КС-Консалтинг» внедрила «Дело» в ТД Спасатель

Компания «КС-Консалтинг» завершила комплексный проект внедрения системы электронного документооборота «Дело» в Кемеровской области. Особенностью проекта стала автоматизация управления документами сразу в нескольких компаниях, осуществляющих деятельность в разных сферах, но принадлежащих одному собственнику.

Фигурантами проекта стали:

ООО ТД «Спасатель», поставщик горноспасательного оборудования для различных отраслей промышленности (горнодобывающей, химической, металлургической);

ООО «Кузбасский водный центр» (занимается финансированием строительства крупнейшего в регионе «Wellness центра»);

УК «Томь» (оказывает услуги в сфере управления недвижимостью).

Кемеровский проект стал уникальным сразу по нескольким моментам:

Во-первых, заказчик поставил задачу автоматизировать документооборот всех организаций в одной базе данных. При этом каждая из компаний должна иметь доступ только к собственным документам и не видеть документооборот других.

Во-вторых, основная часть документов и бизнес-процессов, требующих реализации в СЭД, касались договорного документооборота и сопутствующей документации – переписки по ним, коммерческих предложений, счетов, актов, протоколов разногласий, дополнительных соглашений, и т.д. Традиционный управленческий документооборот – входящие и исходящие, поручения, ОРД, служебные записки и др. – также были заведены в систему, но не потребовали особой настройки бизнес-процессов, так как обеспечивались стандартным функционалом СЭД «Дело».

В-третьих, во всех организациях, кроме ТД «Спасатель», параллельно с внедрением СЭД документооборот фактически ставился «с нуля», так как регламентированных и устоявшихся процессов движения документов было немного.

«Мы предлагали заказчику несколько вариантов систем, но они сами выбрали СЭД «Дело». Понравилась возможность ведения в одной базе сразу нескольких организаций, гибкая политика настройки прав пользователей, интеграция с мобильными решениями и наличие техподдержки после внедрения. Также заказчик оценил нашу оперативность в проведении презентации и информационного обследования», – комментирует Наталья Колесникова, куратор проекта внедрения.

Задачи проекта, которые обозначил заказчик, были общими для всех автоматизируемых организаций:

упорядочить документопотоки;

автоматизировать документооборот;

дисциплинировать исполнителей через контроль поручений;

обеспечить контроль пунктов протоколов;

реализовать в СЭД уведомления сотрудников о сроках подлежащих исполнению документов и поручений;

автоматизировать согласование договоров;

обеспечить возможность оперативного поиска документов.

Заказчик приобрел лицензии на СЭД «Дело» (сервер и клиентские рабочие места), а также на подсистему «Дело-Web». Кроме этого, была закуплена опция «Сканирование» (3 лицензии), подсистема «Управление процессами» и приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг» для оперативного уведомления пользователей о событиях в СЭД).

В ходе проекта для каждой из организаций в СЭД «Дело» создана отдельная картотека. Для каждой картотеки заведены свои группы документов. Разделение картотек обеспечивает разграничение доступа: сотрудники видят только собственный документооборот и не видят документы других организаций, хотя база данных общая.

Для регистрации различных видов документов во всех компаниях-фигурантах проекта применяется смешанная система. Документы входящие, которые приходят по почте в бумажном виде, регистрирует помощник Генерального директора. Документы, которые приходят по электронной почте, может регистрировать исполнитель/менеджер.

Документы, требующие согласования, вносятся в систему как проект – РКПД (регистрационная карточка проекта документа). Документы, не требующие согласования, регистрируются в системе как РК (регистрационная карточка документа) со скан-образом подписанного документа.

В части договорного документооборота все сопутствующие процессу подготовки, согласования, подписания и исполнения договоров документы регистрируются с указанием в СЭД связки к тому договору, которого они касаются. Контроль исполнения заключенных (действующих) договоров также реализован средствами системы «Дело».

В целом все задачи, поставленные заказчикам, были успешно реализованы в СЭД «Дело». На завершающей стадии проекта все пользователи системы прошли групповое обучение. Сейчас система работает в обычном режиме, авторский надзор не выявил каких-либо проблем в ее функционировании.


Ньюсмейкер: КС-Консалтинг — 38 публикаций
Сайт: www.cs-consult.ru/vse-novosti/586-spasatel-2017.html
E-mail: market@cs-consult.ru
Тематические сайты: Информтехнологии, связь, Интернет, Клуб "Бизнес, информация"
Сайты субъектов РФ: Кемеровская область
Сайты федеральных округов РФ: Сибирский федеральный округ
Сайты стран: Россия
День морской пехоты отметят в Нижнем Новгороде «Горячая линия» заработает в Приволжском таможенном управлении Полномочия должностных лиц Управления в сфере административной юрисдикции Компания «Т Плюс» отметила наградами успехи студентов-энергетиков ЧГУ им. И.Н. Ульянова Более 20 тысяч мам Калмыкии получили государственную поддержку БРО СоюзМаш России провело конкурс детских поделок "Пожарная безопасность" «Не зря артиллеристами в России величают нас!» Поддержка Россельхозбанка – залог успеха ульяновского фермера Василия Козлова Музей Тамбовэнерго пополнился новым краеведческим экспонатом Ресторан в Чите не оштрафовали благодаря помощи бизнес-омбудсмена

   Поделиться: